Кеннет Гласкок "Как повысить уровень внутреннего аудита", перевод с английского осуществлен журналом "Внутренний контроль и аудит"
Кеннет Гласкок, JD, CIA SFSA, CISA, CISSP, CBCP
Английский оригинал статьи опубликован в журнале «Internal Auditor» за февраль 2006 года. Перевод и публикация осуществлены по разрешению The Institute of Internal Auditors, Inc. www.theiia.org, издающего этот журнал.
Перевод осуществлен при поддержке журнала «Внутренний контроль и аудит». Статья отредактирована Гиниятовым Р.И. (НП «Институт внутренних аудиторов»).
Несмотря на то, что профессиональный уровень внутренних аудиторов вырос за последние несколько лет, некоторые из них все еще ощущают себя недооцененными компанией, в которой они работают. Такое возможно, если аудиторы воспринимаются как сотрудники, работа которых лишена перспектив, не согласована с целями компании, сфокусирована на задачах с незначительными рисками и не способна добавить стоимость компании. Если Ваш отдел столкнулся с подобными проблемами, то возможно настало время переоценить ваш вклад в бизнес, проверить как ваш отдел воспринимают в компании, и определить успешно ли аудиторы взаимодействуют друг с другом. Сконцентрировавшись на нескольких ключевых вопросах, вы сможете изменить ситуацию к лучшему и поднять престиж как отдела в целом, так и отдельных сотрудников. Чтобы повысить свой уровень работы и степень уважения к отделу, как новичкам, так и опытным аудиторам не помешает сравнить свою индивидуальную и коллективную работу с лучшими образцами. Даже простая самооценка может помочь аудиторам добиться карьерного роста и обеспечить развитие отдела.
Вы командный игрок? Для того чтобы достичь выдающихся результатов, у аудиторов должна быть возможность полагаться друг на друга. Будьте готовы поддержать Ваших коллег, поделиться с ними информацией, дать совет, а при необходимости проверить выполненную ими работу. Отделы внутреннего аудита, в которых нет необходимой атмосферы доверия и взаимопомощи, всегда будут работать неэффективно. Аудиторы, неспособные или нежелающие попросить коллег о помощи или поделиться опытом в ответ на просьбу, мешают максимально-полезному использованию имеющихся в наличии навыков. Аудиторам следует стремиться к сотрудничеству и быть открытыми для помощи коллегам.
Всегда ли Вы достигаете поставленных целей? Работа аудиторов оценивается как качественно, так и количественно. Критерии оценки применяются как ко всему отделу в целом, так и к каждому сотруднику в отдельности. Очевидно, что качественные характеристики работы субъективны, в то время как количественные легко измерить. Поэтому большое внимание следует уделять своевременному выполнению заданий. Невозможно справиться с годовым планом аудита без выполнения различных этапов каждой аудиторской проверки в соответствии с графиком. И только регулярно выполняя годовой план аудитов, ваш отдел сможет завоевать доверие менеджмента.
Вы совершенствуете свои профессиональные навыки? Если вы постоянно не обучаетесь и не развиваетесь как профессионал, то быстро потеряете свою ценность для компании. Мир быстро меняется, и аудиторы не должны отставать.
Не стоит забывать о необходимости получения новых профессиональных квалификаций и совершенствовании навыков использования информационных технологий, чтобы соответствовать современным стандартам и оставаться конкурентоспособными. Один из способов развить IT-навыки на рабочем месте – использование специальных программных приложений для проведения IТ-аудита. Установив партнерские отношения с IТ-отделом компании, аудиторы могут использовать знания экспертов IT для разработки более эффективных рекомендаций.
Прошли времена, когда компании «нянчились» со своими сотрудниками. Каждый аудитор должен понимать, что только он несет ответственность за свои профессионализм и профессиональный рост. Пассивное ожидание обучения – это ожидание профессионального фиаско.
Вы находите возможность усовершенствовать процессы компании в ходе аудита? Аудиторы, которые не могут найти возможностей для снижения затрат или других улучшений, не создают добавленной стоимости бизнесу. В интересах отдела аудита и компании в целом каждый аудитор должен постоянно стремиться выявить возможности для улучшений в ходе каждого аудита. Чтобы измерять свои достижения в этой области, некоторые отделы отслеживают сумму выявленных резервов снижения себестоимости или случаи предложенных улучшений процессов. Другие – рассчитывают внутреннюю «цену» аудиторского отчета, определяя долю данного аудита в годовых бюджетах заработной платы и затрат. После того как аудит закончен, вы должны задаться вопросом, оправдывает ли результат затраченные средства.
Вы представляете предварительный отчет сразу после «заключительной встречи»? По итогам выездной проверки, когда проблемы исследованы и задокументированы, аудиторы должны в течение 48 часов по окончании «заключительной встречи» перевести аудиторские замечания в формат предварительного отчета. Этот документ должен быть проверен опытным аудитором, который не принимал участия в проверке, а затем передан руководству. Имейте в виду, что на этом этапе отчет только предварительный и поэтому не обязан быть безукоризненным. Лучше вовремя представить предварительный отчет с 90-процентной уверенностью в его точности, чем, добиваясь совершенства, опоздать.
Вы сможете отстаивать свои взгляды перед любым уровнем руководства? Отстаивание профессиональных суждений - необходимое условие компетентно, честно и эффективно проведенного аудита. Аудиторам следует быть разумными и гибкими в своей работе, но бескомпромиссными в принципиальных вопросах.
Время от времени руководство может оказывать давление, чтобы повлиять на аудиторские выводы или оценку рисков. Аудиторы всегда должны исходить из того, что менеджмент действует добросовестно, внимательно выслушивать выражение несогласия с результатами аудита и вновь взвешивать на основании этого свои оценки, но затем отстаивать свои суждения, если они не изменились. Только такое поведение аудитора заслужит уважение и доверие.
Является ли «третьим клиентом» проверяемое подразделение? Первым по важности клиентом подразделения внутреннего аудита является аудиторский комитет, вторым - руководство, и лишь третьим - проверяемое подразделенияе. Аудиторы отвечают за предоставление гарантий и поэтому должны обеспечить необходимую объективность в отношении проверяемого подразделения. Отношение к проверяемому подразделенияю как к главному «клиенту» приводит к риску невыполнения целей аудита.
Не слишком ли рьяно Ваш отдел желает «косорсинга»? Один из способов, которым аудитор могут увеличить стоимость бизнеса и получить возможность расти профессионально состоит в том, чтобы выполнять как можно больше аудиторской работы самостоятельно. Аудиторы должны убедить руководство инвестировать больше средств, выделенных на «косорсинг», в обучение сотрудников отдела внутреннего аудита и приобретение программных инструментов, например, для оценки доступа к электронным базам данных. Это позволит сэкономить бюджет подразделения внутреннего аудита и эффективно мотивировать внутренних аудиторов.
Аудиторы должны активно искать новые интересные аудиторские задачи. Выполняя работу, которая раньше делалась сторонними консультантами, вы можете продемонстрировать свою полезность для компании.
Поддерживаете ли Вы наивысшие стандарты деятельности? Репутация каждого аудитора в отдельности - репутация всего отдела, и наоборот. Доверие к аудиторской команде зависит от последовательного профессионального поведения каждого из ее членов. Хорошая репутация может быть заработана инициативой, принесенной пользой и особенно демонстрацией высоких стандартов личной честности.
Принципиально подходя к своей работе, аудиторы сослужат хорошую службу себе и своей профессии. Иными словами, аудиторы должны всегда стремиться поступать правильно. Чтобы поддерживать высокий уровень объективности и честности, стандарты этики внутренних аудиторов должны превосходить этические стандарты других подразделений компании. Соответствие Международным стандартам профессиональной деятельности внутренних аудиторов и Кодексу этики - это необходимый минимум.
Результаты Вашей работы высшего качества? Внутренние аудиторы, в силу занимаемой позиции в компании, взаимодействуют с менеджментом всех уровней, в том числе с советом директоров. Аудитор, который последовательно приносит пользу, и которого воспринимают как компетентного и профессионального специалиста, имеет хорошие шансы на повышение по службе. Результаты аудитов – один из главных критериев, которые характеризуют профессиональный уровень отдельных аудиторов и отдела в целом. Аудиторы-практики должны стремиться к ясности, лаконичности и полезности путем снижения рисков, улучшения бизнес-процессов, снижения издержек, а также устранения ненужного контроля.
Относитесь ли вы с должным уважением к тем, кого проверяете? Аудиторы могут добиться успеха, если с должным уважением относятся к рабочему времени, знаниям и опыту тех сотрудников компании, с которыми им приходится работать. Например, профессиональные аудиторы должны адаптировать свой стиль общения и средства коммуникации, для того чтобы соответствовать ожиданиям проверяемого. Кроме того, аудиторам следует быть гибкими в отношении графиков аудиторских проверок и по возможности обсуждать охват аудита с теми, кого они проверяют. Вам не нужно скрывать целей вашей работы и ваших ожиданий относительно поддержки со стороны проверяемого подразделения; разумно будет поинтересоваться у сотрудников проверяемого подразделения, считают ли они эти ожидания разумными. Не ограничиваясь вопросами, сфокусированными на конкретных фактах, а интересуясь также мнением интервьюируемых относительно этих фактов, вы можете открыть новое направление для аудиторского анализа и, в итоге, усилить результаты аудита новыми и более проработанными рекомендациями.
Информируете ли вы руководство о ходе вашего аудита? Общеизвестно, что постоянное оповещение руководства о процессе аудита бывает затруднительным. Однако частое общение с менеджментом в течение всего проекта может приносить выгоды, которые стоят затраченных усилий. Например, раскрытие информации о предварительных результатах и наблюдениях поможет избежать недопонимания до того, как неверно интерпретированные факты будут изложены в письменном отчете. Руководство, вероятно, предпочтет услышать неприятные новости до того, как они будут упомянуты в отчете или обсуждены на заключительной встрече. Менеджмент также заинтересован в предложении альтернативных аудиторских процедур или расширении охвата аудита. В конечном счете регулярное общение приводит к формированию атмосферы сотрудничества и доверия.
Готовы ли Вы идти дальше? Если вы потеряли интерес к внутреннему аудиту, то сделайте для себя и профессии услугу – найдите другое применение своим знаниям и опыту. Если в Вашей компании нет подходящей Вам позиции, двигайтесь дальше. Найдите новую интересную работу, осознавая, что знания, приобретенные Вами во внутреннем аудите, позволяют выбирать различные варианты развития карьеры.
Кеннет Гласкок, JD, CIA SFSA, CISA, CISSP, CBCP, Директор внутреннего аудита в компании, входящей в Fortune 500, штат Колорадо, США.
вы можете присылать комментарии на эту статью (по-английски) автору на адрес kenneth.glascock@theiia.org.
Первый номер журнала «Внутренний контроль и аудит» выходит в июле 2007 года. Оформить подписку можно по телефону (495) 937-90-80, доб. 2508, а также по каталогам агенств «Роспечать» - 36902, «Почта России» - 99749, «Пресса России» - 88076.