Лэрри Хаббард "Оставаясь в рамках бюджета: роль бюджета времени в планировании и проведении аудита", перевод с английского осуществлен при поддержке журнала "Внутренний контроль и аудит"

Английский оригинал статьи опубликован в журнале «Internal Auditor» за апрель 2007 года. Перевод и публикация осуществлены по разрешению The Institute of Internal Auditors, Inc. http://www.theiia.org, издающего этот журнал.
Перевод осуществлен при поддержке журнала «Внутренний контроль и аудит». Статья отредактирована Михаилом Максимовым и Русланом Гиниятовым.

Бюджеты и графики проектов, относящихся к любому виду деятельности внутреннего аудита¹ необходимы при планировании и выполнении этих проектов. Бюджеты, основанные на продолжительности аудита, повышают эффективность использования ресурсов служб внутреннего аудита (СВА) и позволяют сосредоточить усилия на наиболее важных для компании областях².

Большинство СВА определяют бюджеты аудитов либо периодом времени, выделенным на аудит, либо датой, к которой аудит должен быть завершен. Обычно аудиторское руководство устанавливает общий бюджет времени СВА в процессе подготовки годового плана внутреннего аудита, а руководители аудиторских групп и аудиторы ответственны за исполнение бюджета каждого отдельного аудита. Понимание того, зачем и как аудиторы разрабатывают бюджеты времени, и следование простым советам по исполнению бюджета может повысить эффективность и результативность бюджетного процесса.

Для чего нужен бюджет

Как любые профессионалы, внутренние аудиторы планируют свое время, для того чтобы обеспечить эффективную работу и своевременное предоставление результатов. Поскольку СВА не может ежегодно аудировать каждый аспект деятельности компании, обычно разрабатывается риск-ориентированный план аудитов, основанный на численности аудиторов и предполагаемой продолжительности каждого задания. Такое «согласование рабочей силы» показывает как и где аудиторские ресурсы будут использоваться в течение года. Организации, как правило, пристально следят за любыми отклонениями от годового плана аудитов. Руководство СВА, в свою очередь, ожидает исполнения бюджетов от руководителей аудиторских групп.

Бюджеты имеют решающее значение для установления приоритетов и графиков работы. Без бюджетов аудиторам трудно определить, какие области аудита наиболее существенны, а какие требуют меньше внимания. Бюджетный процесс дает возможность департаментам внутреннего аудита следить за прогрессом и гарантировать, что аудиты выполняются в пределах выделенных ресурсов. Кроме того, планирование и отслеживание соблюдения бюджетов времени – неотъемлемая составляющая непрерывного мониторинга деятельности внутреннего аудита, в соответствии с Практическим указанием № 1311-1 «Внутренние оценки»³. Хотя в Стандартах не содержится прямого требования к СВА планировать свое время, бюджетный процесс представляет собой одну из наиболее общепринятых техник непрерывного мониторинга.

Формирование бюджета

Не существует магической формулы расчета бюджета времени аудита. Бюджет может существенно изменяться в зависимости от таких факторов как опыт аудиторов, объем и цели проверки, непредвиденные обстоятельства, доступность клиента и изменения в графике. Кроме того, аудиторские группы могут отличаться стилем работы и применяемыми методами тестирования, что влияет на продолжительность работы над аудитом. Время, которое исторически тратилось на аудит конкретной области или процесса, также может учитываться при определении бюджета.

Хотя исполнение бюджета очень важно, аудиторы должны помнить, что сбор достаточной, надежной, уместной и полезной информации, необходимой для достижения цели аудита, – согласно Стандарту деятельности 2310, «Сбор Информации» – более важен, чем соблюдение бюджета.

Иногда СВА в дополнение к бюджету устанавливают предельный срок завершения аудита и представления аудиторского отчета. Предельный срок – это дополнительный стимул для руководителя аудиторской группы, поскольку вводит в бюджетный процесс элементы управления проектом. Это заставляет и рядовых аудиторов применять на практике навыки, которые повсюду используются менеджерами проектов.

Соблюдение бюджета

Руководитель аудиторской группы и аудиторы обязаны выполнить аудит в соответствии с бюджетом и графиком, установленными в процессе планирования аудита. Любые отступления фактически затраченного времени от бюджета непосредственно влияют на годовой план аудитов. Не существует «универсального рецепта» по исполнению бюджета времени и графика, но мы можем предложить вам несколько практических советов.

ЗАДАЙТЕ ПОНЯТНЫЕ И КОНКРЕТНЫЕ ЦЕЛИ И ГРАНИЦЫ АУДИТА

На этапе планирования, внутренние аудиторы должны понимать цель аудита и причины, по которым его включили в годовой план аудитов. Такая информация поможет аудиторам сосредоточиться на основных причинах включения аудита в план и дать приоритет этим важным областям в ходе проверки. Аудиторы должны быть в состоянии ответить на такие вопросы, как «Есть ли конкретный запрос или риск, на которые необходимо обратить внимание?», «Является ли это аудитом на соответствие определенному регламенту, аудитом системы внутреннего контроля в определенном отделе или контроля финансовой отчетности?» и «Какой период будет охвачен аудитом?». Например, аудит по состоянию на 30.04.2007 года и аудит двух лет, окончившихся 30.04.2007, имеют очень разный охват, а значит, требуют значительно разных затрат времени⁴.

Руководители СВА должны еще на этапе планирования помочь руководителю аудиторской группы определить цели и границы аудита. Если это будет сделано слишком поздно, время аудита может быть потрачено не на те критические области, которые привели к включению аудита в план. Цели аудита должны соответствовать причинам включения аудита в годовой план.

Аудиторы должны избегать расплывчатых, слишком общих целей. Примеры нечетких целей: «Оценить правомерность транзакций», «Улучшить операционную деятельность клиента» и «Проверить процедуры отдела XYZ». Напротив, хорошо сформулированные цели подробны и конкретны, например: «Оценить эффективность (действенность) контроля в отделе XYZ по состоянию на 30.04.2007 в соответствии с моделью COSO» или «Оценить процедуры ввода, обработки и вывода данных в процессе XYZ за год, окончившийся 30.04.2007, чтобы убедиться в том, что все хозяйственные операции отражены полностью, правильно, своевременно, авторизованы и защищены». Ясно поставленные цели помогут сфокусировать аудиторские ресурсы на конкретных важных областях и, таким образом, рационально использовать время.

ДОГОВОРИТЕСЬ О ДАТЕ ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ

Надежный способ обеспечить присутствие ключевых менеджеров на заключительном совещании – это назначить дату совещания заранее. Заблаговременное приглашение увеличит вероятность присутствия участников и поможет обеспечить окончание аудита в срок.

Установите точную дату заключительного совещания в самом начале аудита. Как только дата сообщена и согласована, аудиторская группа должна эффективно работать, чтобы уложиться в срок. Подобный прессинг помогает аудиторам придерживаться графика и рационально использовать свое время

ГОТОВЬТЕ ОТЧЕТ ПО ХОДУ РАБОТЫ

Подготовка финального отчета часто является для СВА одним из величайших препятствий на пути к соблюдению бюджета аудита и графика работ. Чтобы гарантировать успех, аудиторский отчет должен планироваться и создаваться с самого начала аудита и постепенно дорабатываться по ходу аудита, а ни в коем случае не откладываться до конца проверки.

В ходе аудита необходимо незамедлительно сообщать клиенту о любых обнаруженных недостатках, четко формулируя критерии, состояние и негативный эффект. Обсудив эти аспекты, аудиторы затем могут согласовать с клиентом причины возникновения недостатка и рекомендации по его устранению⁵. Откладывание таких обсуждений на окончание аудита может привести к неисполнению бюджета и задержке аудиторского отчета.

ИСПОЛЬЗУТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Для многих отделов внутреннего аудита система электронного документооборота стала неотъемлемой частью рабочего процесса. Такая система поможет оптимизировать процесс документирования аудита гораздо существеннее чем обычные текстовые процессоры и электронные таблицы. Одно из величайших достоинств автоматизации –возможность заблаговременно задать общую структуру аудиторских документов таким образом, чтобы каждый рабочий документ с момента его создания заполнялся в установленном порядке. Это дает возможность руководителю аудиторской группы следить за ходом работ и оперативно вмешиваться, чтобы удержать аудит в рамках графика. Кроме того, программы электронного документооборота экономят время, предоставляя возможности цифровой подписи⁶ и перекрестных ссылок в документах, что невозможно без встроенной инфраструктуры.

Заключение

Аудиторские бюджеты и сроки – это «образ жизни» большинства аудиторских служб. Они не только помогают повысить эффективность, но еще и структурируют аудиторский процесс, и обеспечивают общность подхода разных аудиторов. Но, как и для большинства аудитов, исполнение аудиторского бюджета менее важно, чем качество продукта или оказанной услуги. Поэтому аудиторский бюджет должен рассматриваться в контексте глобальных целей аудита внутри организации, а не как самоцель.

Примечания переводчиков:

К аудиторской деятельности относятся проверки, консультации и т.д. Далее в статье для простоты упоминаются только аудиты, хотя данный подход применим и к другим проектам.
Поэтому в данной статье обсуждаются далее «бюджеты времени».
The Professional Practices Framework: Practice Advisories – by the Institute of Internal Auditors.
Имеется в виду дата окончания финансового года некоего предприятия.
Критерий, состояние, негативный эффект, причины и рекомендации – это стандартные элементы описания недостатка в аудиторском отчете.
Имеется в виду цифровая подпись руководителя аудиторской группы на рабочих документах.

Вы можете присылать комментарии на эту статью (по-английски) автору на адрес larry.hubbard @theiia.org .

Первый номер журнала «Внутренний контроль и аудит» выходит в июле 2007 года. Оформить подписку можно по телефону (495) 937-90-80, доб. 2508, а также по каталогам агенств «Роспечать» - 36902, «Почта России» - 99749, «Пресса России» - 88076.