Форум
Института внутренних Аудиторов

Поиск  Правила 
Форум » ПОЗИЦИОНИРОВАНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА » Общая Конференция
← ctrl предыдущая следующая ctrl →
Страницы: 1 2
RSS
Практические кейсы от внутреннего аудитора, реальные случаи из практики
 
#1
24.04.2019 13:25:37

Аудит бизнес-процесса - Сохранность ТМЦ при транспортировке и доставке контрагентам

Этой публикацией я открываю серию "Практические кейсы от внутреннего аудитора" делаю это чтобы ответить на вопрос: "В чем польза от деятельности внутреннего аудитора? Для чего нужен внутренний аудитор бизнесу? Как внутренний аудит поможет создать добавленную стоимость для бизнеса?"
#1Кейс о казалось бы простом инструменте "инвентаризация склада"
При проведении инвентаризации склада внутренним аудитором была зафиксирована существенная недостача ТМЦ, о чем было доведено и ответственным лицам и ГД.
Назначено «внутреннее расследование» обстоятельств возникновения недостачи. Из объяснительной записки начальника отдела, в функциональном подчинении которого находился склад, следовало, что «отсутствующими» ТМЦ был закрыт «недовоз» аналогичных ТМЦ, возникший в процессе доставки товара: комплектующие для оборудования.
Были собраны объяснительные записки от всех участников процесса доставки: сотрудников, экспедирующих груз; сотрудников, собиравших партию; водителя, доставлявшего груз. По материалам объяснительных, были обозначены «узкие» места в бизнес процессах (БП):
- Недостаточное количество людей, обеспечивающих экспедирование груза. БП Доставка товара.
- Привлечение для доставки оборудования грузовых автомобилей с открытым типом кузова. БП Заказ автомобилей.
- Отсутствие пункта в заключаемом договоре о материальной ответственности за груз «третьей» стороны: привлекаемых водителей на своих автомобилях, осуществляющих доставку товара. БП Оформление договоров.
Внутренним аудитором были даны рекомендации по «расшивке» узких мест в бизнес процессах.
- Доставку груза обеспечивать достаточным количеством материально ответственных лиц.
- Привлекать только грузовые автомобили с крытым типом кузова.
- В договора доставки внести четко оговариваемую материальную ответственность стороны доставляющей груз.
В дальнейшем, случаев возникновения существенной недостачи оборудования, при его доставке, не возникало.
Вот так, из казалось-бы, банальной недостачи на складе, были «перепрошиты» несколько основных подпроцессов на предприятии.
 
 
 
#2
24.04.2019 13:27:47
Аудит бизнес-процесса: Приемка сырья. Подпроцесс регистрация веса принятого сырья
Продолжаю свою серию "Практические кейсы от внутреннего аудитора" делаю это чтобы ответить на вопрос: "В чем польза от деятельности внутреннего аудитора? Для чего нужен внутренний аудитор бизнесу? Как внутренний аудит поможет создать добавленную стоимость для бизнеса?"
#2Кейс
Пункт приема сырья открытого типа (далее ППС) на одном из перерабатывающих предприятий. Генеральный директор при посещении пункта, визуально, за счет большого практического опыта, определил, что учетные данные поступившего сырья для переработки никак не вяжутся с его фактическим наличием. Внутреннему аудитору (ВА) было дано задание разобраться и доложить: Как такое возможно? Параллельно была создана комиссия для наблюдения за сотрудниками ППС: работников весовых. В комиссию входили две дамы, которым были «до лампочки» работа по установлению причинно – следственной связи возникновения расхождений между фактическим наличием и учетными данными! Так как теперь под предлогом «процедуры наблюдения» можно было спокойно «линять» с рабочего места))).
Со стороны ВА была проведена беседа с одним из бывших работников ППС в соответствующем ключе: Как такое может возникнуть? По результатам интервью было сделано следующее:
Запрос приемных накладных на сырье за три предыдущих месяца.
Проведен анализ и сопоставление запрошенных накладных на предмет:
А) Каким автомобилем осуществлялась доставка сырья?
Б) Откуда осуществлялась доставка сырья? Расстояние от пункта загрузки до пункта выгрузки.
В) Сколько раз автомобиль разгружался на ППС?
По результатам проведенного анализа первичных документов был сделан следующий вывод:
На ППС работала устойчивая группа сотрудников, находящихся в сговоре: весовщики ППС и водители грузовых автомобилей, доставляющие сырьё для переработки.
Участники схемы приписок, по результатам проверки были уволены. ИТР депремированы.
 
 
 
#3
24.04.2019 13:29:40
Аудит бизнес-процесса Обеспечение сохранности МПЗ при хранении
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#3Кейс По плану работ внутреннему аудитору предстояло выполнить анализ причин списания готовой продукции, объем потерь готовой продукции при ее хранении, установить причины потерь, зафиксировать частоту потерь. В зоне ответственности внутреннего аудитора находилась дюжина предприятий. Немалый объем работ! Как возможно выполнить такой анализ? В этой работе внутреннему аудитору помогли знание бухгалтерского учета, знание программы 1С, знание возможностей Экселя. По результатам проверки внутренним аудитором для менеджмента был подготовлен отчет в котором все данные были изложены в простом и понятном формате.
Краткие результаты проверки:
Потери ТМЦ в результате нарушений процесса хранения на сумму 3,0 млн.руб.;
Потери ТМЦ в результате хищений на сумму в 1,0 млн.руб.;
По результатам проведенного аудита:
1. Выполнена рассылка в адрес ответственных лиц предприятий отчетов по результатам аудита процесса списания ценностей. В отчетах вынесены рекомендации о проведении мероприятий для снижении уровня потерь материально – производственных запасов и товарно – материальных ценностей.
2. По результатам аудита, в целях снижения уровня возникающих потерь, за счет достоверности расчетов убыли готовой продукции, внутренним аудитором разработан документ «ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ РАСЧЕТА ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ И ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПОТЕРЬ ПРИ ХРАНЕНИИ, ТРАНСПОРТИРОВКЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ. БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПОТЕРЬ. Выполнена рассылка инструкции в адрес ответственных лиц предприятий для исполнения.
3. Внутренним аудитором осуществляется сплошной контроль над соблюдением правильности определения нормированных потерь, обоснованности списания материально-производственных запасов и товарно-материальных ценностей.
4. В план работ внутреннего аудитора внесен пункт о проведении проверки исполнения рекомендаций предприятиями компании по результатам списаний материально-производственных запасов и ТМЦ
Проведенная проверка внутреннего аудитора показала возможности предотвращения потерь предприятия в размере 4,0 млн.руб.
 
 
 
#4
24.04.2019 13:31:27
Аудит бизнес-процесса: Работа камер видеонаблюдения
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#4Кейс По плану работ внутреннего аудитора предстояла проверка по направлению "работа камер наружнего видеонаблюдения"
Внутренний аудитор впервые столкнулся с таким направлением проверки в своей практике.
Что может быть не так в процессе видеонаблюдения? Система видеонаблюдения есть - есть, камеры висят - висят. Что здесь можно проверить и найти?
Пришлось обратиться к более опытным коллегам за помощью и советом: Алексей Ковалев, Юрий Тощаков - большое спасибо!
Какие риски могут присутствовать в процессе видеонаблюдения? Проверка по направлению видеонаблюдение это ответ на вопросы:
- Работа оборудования. Частота сбоев работы камер;
- Работают все камеры видеонаблюдения или только часть камер;
- Куда направлены камеры видеонаблюдения? Что фиксируют камеры?
- Где установлен сервер и накопители информации?
- Кто отслеживает и снимает накопленную информацию?
Итак какие-же риски были реализованы в бизнес-процессе "работа видеонаблюдения"
1. В одном из подразделений компании работа оборудования не была постоянной, так как часто случались перепады напряжения на магистральной линии электропередач. Дополнительный источник питания в подразделении отсутствовал. Работа видеонаблюдения сбоила постоянно вместе с отключениями электричества. Весь смысл этого инструмента терялся в постоянном отсутствии его работы.
2. В другом подразделении было установлено 18 камер, из них работали в постоянном режиме только 9 камер; в режиме "работает-не работает"- 6 камер; просто висели и не работали - 3 камеры.
3. В третьем подразделении из 17 установленных камер, 3 камеры фиксировали НИЧЕГО: одна снимала основание столба на котором висела, вторая снимала небо над собою, третья была направлена в самый темный угол помещения и постоянно показывала две стены.
4. В четвертом подразделении сервер и жесткие диски накопители стояли внутри комнаты охраны с возможностью прямого доступа к носителям информации
5. Отслеживанием и снятием накопленной информации НИКТО не занимался.
6. Вебкамеры в подразделениях не устанавливались. Бюджета не хватило.
Вот такими были результаты проверки по направлению "работа системы видеонаблюдения".
На память приходит случай, когда из офиса ушлым человечком был уведен ноутбук. Тут же нашлись сотрудники, которые сказали: "У нас везде камеры. Сейчас посмотрим и сразу найдем негодяя!" Но не тут то было! Ноутбук лежал именно в том шкафу, который не просматривался камерами.
Или еще один запоминающийся пример: когда камер было установлено вполне достаточно, чтобы контролировать полностью помещение СТО, но был один технологический пост, который не попадал в сектор обзора камер.
Этот кейс посвящаю тем, кто "топит" за систему видеонаблюдения как за панацею от возможных хищений имущества. Всевидящее и всерешающее око большого брата.
Зачастую масштабы украденного поражают именно там, где всё увешано камерами! ))
Как вывод: процессы на предприятии должны быть отлажены иметь бумажное и визуальное отражение, сотрудники должны знать свои процессы именно это сможет упредить недобросовестные действия персонала компании.
А большой брат это только вспомогательный инструмент, а не всемогущее око!
 
 
 
#5
24.04.2019 13:33:29
Аудит бизнес-процесса: Работа автопарка компании
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#Кейс5 По плану работ внутреннего аудитора предстояла проверка работы автопарка компании, анализ затрат на содержание автопарка, анализ расхода топлива техникой.
Проверка практически заканчивалась и предстояло готовить отчет по результатам, но внутреннему аудитору так и не удалось получить от начальника транспортного цеха (заведующего гаражом) отчет об использованном топливе.
Он все время был загружен делами, текучкой, выездами и проч., и проч.
Суть задержки была в том, что заведующий гаражом, вел фактические отчеты по покупке топлива и его расходу в своих специальных файлах в Excel, на основании которых бухгалтер выполняла списание топлива.
Внимание к деятельности заведующего гаражом привлекли следующие маркеры:
Маркер №1 (красный флажок): отказ ответственного лица от встречи с внутренним аудитором; постоянные отговорки.
Маркер №2 (красный флажок) разрыв периода между отчетами, подготовленных заведующим гаражом и фактической даты списания затрат в бухгалтерской базе данных.
Было так: отчет о списываемом топливе за январь попадал к бухгалтеру в марте, мартовские данные о фактически потребленном топливе, приходили бухгалтеру в мае;
Внутренним аудитором был использован следующий источник для получения данных об использованном топливе: расчеты за топливо осуществлялись топливными картами. Внутренним аудитор запросил электронные отчеты о заправках от поставщиков топлива. Внимание внутреннего аудитора привлекли топливные карты с безлимитным расходом топлива. По результатам анализа и сопоставления времени заправок, объема заправленного топлива в бак был зафиксирован невероятный объем баков двух автомобилей и количество потребляемого топлива этими авто, которые были закреплены за заведующим гаражом и его знакомым.
Топливо на картах превращалось в наличные на заправках. Это продолжалось почти год. Таким образом, этими "дельцами" было уведено у бизнеса около 1,0 млн.руб.
По результатам проверки:
1) Компания перешла на лимитированные топливные карты: лимит на заправляемый объем топлива;
2) Обязанность вести отчеты по заправкам и потребленному топливу была делегирована отдельному бухгалтеру. Стал работать принцип «разделения полномочий»;
3) Разработаны и утверждены приказом нормы расхода топлива для автопарка компании.
4) Разработана политика компании об использовании, выдаче и хранении топливных карт
Внутренним аудитором были упреждены дальнейшие потери бизнеса
 
 
 
#6
24.04.2019 13:34:31
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#Кейс6 Аудит бизнес-процесса "Командировочные расходы"
По плану работ внутреннему аудитору предстояла проверка и анализ авансовых отчетов сотрудников предприятия.
Одним из сотрудников были предоставлены оправдательные документы проживания в муниципальной гостиницы из города районного масштаба, со стоимостью одноместного номера, вызвавшей сомнение у внутреннего аудитора. В оправдательном документе цена проживания была сопоставима с ценой номера в четерехзвездочном отеле.
Внутренний аудитор сделал официальный запрос в гостиницу о стоимости проживания и регистрировался-ли этот человек в гостинице.
Внутренний аудитор получил официальный ответ, что данный "имярек" в гостинице не останавливался, номерным фондом такой стоимости гостиница не обладает.
Оцифровывать это злоупотребление смысла нет, сумма была невеликой, но сам факт стал прецедентом для улучшения бизнес-процессов предприятия:
1)Процесс "обработка оправдательных документов" - был разработан приказ по компании в каком виде и какие принимаются первичные документы к учету;
2) По результатам проверки разработана политика предприятия по командировочным расходам и расходам за наличные.
 
 
 
#7
24.04.2019 13:35:49
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#Кейс7 Излишки! СуперМегаКрасныйФлажок!
Ситуация: внутренний аудитор зафиксировал излишки, неучтенные материальные запасы, материальные ценности, излишки готовой продукции.
Факт о фиксации излишек - должен быть обязательно отражен в отчете и доведен заказчикам аудита.
Зафиксированы излишки - значит у персонала есть возможность создавать, аккумулировать и затем вывозить (похищать) созданные неучтенные объемы ценностей.
Каждому внутреннему аудитору необходимо запомнить следующий принцип: все что не учтено, не отражено во вне учетной системе (на бумажном акте с подписью ответственного лица и датой подписания) рано или поздно будет похищено!
Где могут быть зафиксированы излишки: в кассе предприятия, на расчетном счете, на складах и в местах хранения, в производственных помещениях.
Никогда не будет лишним для внутреннего аудитора выполнить процедуру "осмотр" мест хранения и сопоставить фактические данные с учетными данными об остатках.
Один из основных способов создания излишек или неучтенки: выполнить списание ценностей на бумаге, фактически их не использовать.
Работа производственного оборудования отлаживается таким образом, чтобы утвержденные нормы списываемого сырья и фактические нормы сырья, отличались в большую сторону на бумаге, фактически используемые нормы позволяли выпускать требуемый объем продукции.
 
 
 
#8
24.04.2019 13:36:59
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#Кейс8 НЕЛИКВИДЫ! СуперМегаКрасныйФлажок!
Ситуация: внутренний аудитор зафиксировал неликвиды,длительно хранящиеся ценности и запасы.
Факт о фиксации неликвидов - должен быть обязательно отражен в отчете и доведен заказчикам аудита.
Внутреннему аудитору необходимо обращать внимание заказчиков аудита при своих проверках на факты возникновения НЕЛИКВИДОВ (длительно хранящихся) ценностей на складах компании.
К НЕЛИКВИДАМ относятся ценности и запасы, длительность хранения которых составляет более 12-ти месяцев или длительность хранения которых больше двух производственных циклов изготовления продукции.
Длительно хранящиеся запасы НА СКЛАДЕ ЭТО МАРКЕР УКАЗЫВАЮЩИЙ НА ПРОБЕЛЫ В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ:
- ПРОИЗВОДСТВО. Произвели больше, чем смогли реализовать. Остатки положили на склад. ПОЧЕМУ ТАК ПРОИЗОШЛО?
- ЗАКУПКИ. Закупили больше чем нужно для производства, закупили больше чем смогли продать. Положили на склад. ПОЧЕМУ ТАК ПРОИЗОШЛО?
- ПРОДАЖИ. Не смогли продать все произведенное или закупленное. Остатки положили на склад.ПОЧЕМУ ТАК ПРОИЗОШЛО?
- ХРАНЕНИЕ. Положили на склад и забыли где лежит. Да иногда и так бывает. ПОЧЕМУ ТАК ПРОИЗОШЛО?
Чтобы не возникало таких "пробелов" в бизнес-процессах компании и для того чтобы получить ответы на вопросы ПОЧЕМУ, компании нужен внутренний аудит.
 
 
 
#9
24.04.2019 13:37:57
Продолжаю серию кейсов из практики внутреннего аудитора
#Кейс9 ИНСТРУМЕНТЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТОРА
Считаю, что у каждого внутреннего аудитора в его "инструментальном" саквояже обязательно должны быть
1. Закономерность Бенфорда
Что за "зверь" такой?
Буду краток )))
- Помогает обрабатывать большие массивы данных (выгружаем из 1С в Ексель);
- Применяется для вскрытия фактов мошенничества;
- Проста для применения, не нужно дополнительных затрат;
- Проверена, работает!
Готов поделиться презентацией на тему применения закономерности Бенфорда с теми кому это интересно. Присылайте в комментариях свои е-мейлы.
2. Коэффициенты Мессода Бениша для Российских компаний
Применяются для оценки достоверности финансовой отчетности компании.
Также готов поделиться презентацией на тему применения коэффициентов Бениша с теми кому это интересно. Присылайте в комментариях свои е-адреса.
 
 
 
#10
07.10.2020 14:02:06
Антон, добрый день!


Буду признательна, если поделитесь презентацией по применению закономерности Бенфорда и применением коэффициента Мессода Бениша.
Мой адрес: ilienkova_olga@mail.ru
 
 
 
← ctrl предыдущая следующая ctrl →
Страницы: 1 2