Институт внутренних аудиторов

Аудит бизнес-процесса - Сохранность ТМЦ при транспортировке и доставке контрагентам

Этой публикацией я открываю серию "Практические кейсы от внутреннего аудитора" делаю это чтобы ответить на вопрос: "В чем польза от деятельности внутреннего аудитора? Для чего нужен внутренний аудитор бизнесу? Как внутренний аудит поможет создать добавленную стоимость для бизнеса?"
#1Кейс о казалось бы простом инструменте "инвентаризация склада"
При проведении инвентаризации склада внутренним аудитором была зафиксирована существенная недостача ТМЦ, о чем было доведено и ответственным лицам и ГД.
Назначено «внутреннее расследование» обстоятельств возникновения недостачи. Из объяснительной записки начальника отдела, в функциональном подчинении которого находился склад, следовало, что «отсутствующими» ТМЦ был закрыт «недовоз» аналогичных ТМЦ, возникший в процессе доставки товара: комплектующие для оборудования.
Были собраны объяснительные записки от всех участников процесса доставки: сотрудников, экспедирующих груз; сотрудников, собиравших партию; водителя, доставлявшего груз. По материалам объяснительных, были обозначены «узкие» места в бизнес процессах (БП):
- Недостаточное количество людей, обеспечивающих экспедирование груза. БП Доставка товара.
- Привлечение для доставки оборудования грузовых автомобилей с открытым типом кузова. БП Заказ автомобилей.
- Отсутствие пункта в заключаемом договоре о материальной ответственности за груз «третьей» стороны: привлекаемых водителей на своих автомобилях, осуществляющих доставку товара. БП Оформление договоров.
Внутренним аудитором были даны рекомендации по «расшивке» узких мест в бизнес процессах.
- Доставку груза обеспечивать достаточным количеством материально ответственных лиц.
- Привлекать только грузовые автомобили с крытым типом кузова.
- В договора доставки внести четко оговариваемую материальную ответственность стороны доставляющей груз.
В дальнейшем, случаев возникновения существенной недостачи оборудования, при его доставке, не возникало.
Вот так, из казалось-бы, банальной недостачи на складе, были «перепрошиты» несколько основных подпроцессов на предприятии.