Институт внутренних аудиторов

Добрый день,

Отвечу по существу вопроса.

На официальном сайте для таких целей предусмотрен специальный почтовый ящик, куда необходимо направлять предложения в электронном виде. Кроме того, адрес данного ящика указан во всех официальных предложениях Компании.

Ящик надлежащим образом защищен, права распределены, и, кроме того, ведется инфолог манипуляций с его содержимым.

Если подача заявок будет организована таким образом, что они принимаются только в документальном виде, то аналогично - на сайте и в предложениях будт указаны конкретные Ф.И.О. работников, кому необходимо передавать конверты. Все прочие передачи не по адресу будут считаться ничтожными. Эти работники - секретари и не относятся к заинтересованным подразделениям. Корреспондеция передается/принимается по реестру, один экз. реестра остается в Компании, второй - у контрагента. Информация, кроме того, вносится в журнал вх/иск корреспонденции.
После приема конверты хранятся в сейфе у финансового директора (as is, no comment).

</div><table border='0' align='center' width='95%' cellpadding='3' cellspacing='1'><tr><td><b>Цитата</b> </td></tr><tr><td id='QUOTE'>Мне кажется таки, многие путают iia-ru.ru с gaap.ru или bux.ru</td></tr></table><div class='postcolor'><br>Gott in himmel! Предлагаю вынести эту фразу в эпиграф нашего форума. Ничего более здравого за последние месяцы я здесь не видел (IMHO).<br><br>Спасибо Вам Алексей, был бы я был исп. секретарем СВА, подарил бы Вам хорошую кофе-машину.

Дмитрий, огромное спасибо за Ваш ответ!

Пару моментов постараюсь прояснить:

1. касательно графика. Да, Вы совершенно правы, график составляется на период (пусть месяц). Пусть согласно Регламенту график д.б. составлен и утверждён за пять рабочих дней до начала периода. Пусть так оно и есть и данная версия графика является "первой"; и при этом через пять дней после начала исполнения графика может (теоретически) поступить отдельное распоряжение "свыше" срочно провести сверку с поставщиком ААА (по множеству причин, хотя бы потому, что договорные отношения прекращаются). Соответственно, может потребоваться вторая, (третья и т.д. версии). Или нет?

2. касательно документа-основания корректировок. Под ним понимается первичный документ, из которого следуют конкретные цифры задолженности (та самая торг-12 и с/ф) с приложенной т.н. бухгалтерской справкой (назвать можно по всякому, в the Coca Cola Company мы их называли General Ledger Voucher, более пафосно - но суть не меняется) - справка - это документ, физически подтверждающий, что внесенные корректировки были предварительно одобрены и проверены. Содержание его заурядно: ДтХХ КтХХ, суммы, дата, подписи

3. ФЗ и приказы МФ. Дмитрий, если абстрагироваться на уровень идей и посмотреть на ситуацию сверху, задать так сказать нетривиальный вопрос, а зачем собственно Inernal Auditor читать эти документы? Это нормативная база (внешняя) держателя процесса. Процессов много, нормативной базы ... мягко говоря тоже. При этом у каждого процесса нормативная база своя. Так что же, при аудите процесса изготовления готовой продукции аудитор должен перечитать ГОСТы по технологии их изготовления? А при аудите стройки СНиПы? Нет такой работы - думать за других, это скорее призвание. Так вот собственно, если держатель процесса при составлении регламента не удосужился выстроить его в соответствии с внешней нормативной базой - это проблемы на его больную голову. Когда ему прилетит, тогда он поправит документ, тогда будет другая программа аудита, тогда м.б. и возникнут т.н. "некоторые обязательные по законодательству условия". Да, процесс м.б. корявый с т.з. внешней нормативной базы, и вместе с этим я могу как аудитор сказать рук-лю подразделения, то что у Вас написано, то и выполняется (не выполняется). А вот правильно ли это все у Вас написано, это господин хороший вопрос к профессионалам в предметной области. т.е. к Вам. Вы же не случайно в этот кабинет зашли и сели на это кресло, не так ли?

Немного о наболевшем (можно не читать).

Нельзя объять необъятное. Тягу (погружение в предмет) внутренних аудиторов к бухгалтерии я понимаю и объясняю ее тем. что ноги у большинства из них растут из финансов и из той же бухгалтерии (c est la vie, пока еще не встречался мне IA - бывший прапорщик). И это неплохо. Но не более того, не более того. И вопрос правомочна ли проводка Дт 60 кт 50 на сумму 1 000 000 для меня ничуть не более ценный чем вопрос правомочно ли класть черничный джем в пирожок с персиковым повидлом при изготовлении оного пирожка или правомочно ли класть плиту перекрытия ПП (гу) на плиту ПП (ку), либо это надо делать наоборот. Как сказал ВВП "профессионалы должны быть профессиональными" (С).

3. касательно "текущей ситуации" и "соответствуют ли сверки в текущем периоде графику". Согласен, немного коряво написано, и требуется прояснение. Под последней фразой понимается, что конкретный работник сверяет только того контрагента, который был включен в график, а не того, кого ему посоветовала сверить соседка (т.е. ищет там где потерял, а не там, где светло). Под первой фразой понималось. что данные об успешно проведенных сверках сразу (!) попадают в отчет, т.е. он ведется on line.

4. фразу "необходимость и достаточная частота существования данного процесса Вами принимается как данность.." прокомментировать не могу, т.к. я её к сожалению не понял (скорее боюсь что не так понял).

P.S.
И еще раз о наболевшем (снова можно не читать).
Внутренний аудит - это ежедневная, кропотливая практическая работа с предметом. Внутреннему аудиту нужны реальные технологии, работающие технологии. Вот данный форум, например, много ли он дал таких технологий? Что мы тут обсуждаем, о чем говорим? Что читаем? Красные (зеленые, оранжевые) книги (red book)? Сразу вспоминается («…Further information will also be found in the selection from the Red Book of Westmarch that has already been published, under the title of The Hobbit…»). Трехмерные кубы рисков? Настроения наверху? Да, господа, тогда не стоит удивляться, что специальности может быть нанесен очень серьезный удар кризисом. Для этого можно не собираться. Можно не собираться, чтобы понять, что в период кризиса воровство в компаниях возрастет, а уровни контроля будут падать. Мы превращаем профессию в клуб по интересам. Это опасно, очень опасно.

Уважаемые коллеги!

Предлагаю Вам ознакомиться с работающей программой проверки процесса проведения сверок с контрагентами. Буду признателен (очень признателен) за замечания и предложения.

Немного из предыстории процесса (на самом деле он вполне себе незатейливый). Существуют критерии отнесения контрагента к той или иной категории, определяющей периодичность проведения сверки. На основании чего составляется график проведения сверок. Затем собственно проходит сама сверка. Если она прошла успешно (данные по взаиморасчетам у организации и контрагента совпадают), составляется акт и процесс финализируется. Если же возникают проблемы, то наша сторона поднимает первичку и, в случае обнаружения ошибок отражения данных, корректирует взаиморасчеты в системе до тех пор, пока не приведет их к цифрам контрагента. В случае если ошибок с нашей стороны нет, наша сторона ожидает адекватных действий со стороны контрагента. При этом все спорные вопросы регулируются договорными документами (контрактами, соглашениями, прайсами и т.п.)

Вот собственно опросный лист:
Раздел А. Проверка составления графика сверок
 каждый работник, использующий график проведения сверок, имеет доступ к актуальной и утверждённой версии (в электронном либо документарном виде) и своевременно получает обновления?
 существует надлежащим образом утвержденный документ с актуальной версией графика проведения сверок; документарная и электронная версия графика проведения сверок совпадают?
 график проведения сверок составлен по установленной форме (как в электронном так и в документарном виде), все обязательные поля заполнены?
 контрольная электронная версия графика проведения сверок хранится таким образом, чтобы ограничить возможность неправомочной её корректировки?
 график проведения сверок составлен (обновлён) в установленный срок?
 в график проведения сверок включены все контрагенты, подлежащие (согласно регламенту) сверке в периоде, на который был составлен документ?

Раздел В. Проверка корректировки взаиморасчетов
 утвержденные документы-основания корректировок хранятся таким образом, чтобы исключить возможность порчи или утери документов?
 документы-основания корректировок составлены по установленной форме, заполнены все обязательные поля?
 документы-основания корректировок составляются и утверждаются надлежащим образом до проведения корректировок в системе?
 данные в документах-основаниях корректировок соответствуют данным в системе?
 все корректировки в системе совершаются на основании документов-оснований корректировок?
 корректировка в системе проведена в том отчётном периоде, который установлен в документах-основаниях корректировок?
 все корректировки в системе совершаются только авторизованными пользователями; неавторизованный пользователь не имеет физической возможности выполнить корректировку?

Раздел С. Проверка составления актов сверок
 утвержденные акты сверок хранятся таким образом, чтобы исключить возможность порчи или утери документов?
 утверждённые акты составлены по установленной форме, заполнены все обязательные поля, все реквизиты в наличии?
 задолженность в актах и в системе соответствует?

Раздел D. Проверка исполнения графика проведения сверок
 существует надлежащим образом утвержденный документ с отчётом по проведенным сверкам; документарная и электронная версия отчёта совпадают?
 отчёт составлен по установленной форме (как в электронном так и в документарном виде), все обязательные поля заполнены?
 отчёт составлен и предоставлен пользователям в установленный срок?
 данные в отчёте, свидетельствующие об успешном исполнении работы, соответствуют фактическим (реально ли существуют подписанные акты сверок)?
 все указанные в отчёте работы были включены в ранее утверждённый график; есть работы, которые не были включены в график?
 даёт ли отчёт представление о текущей ситуации, оперативном исполнении графика? сверки в текущей работе соответствуют графику?

К вопросу об объективности критериев.<br><br>Этот вопрос можно проанализировать с двух точек зрения, с одной стороны - это характеристика целевого рынка, где мы хотим получить товар либо услугу, с другой стороны - это наши ожидания от получения такового товара либо услуи.<br><br>Очевидно, на монополистическом рынке работать таким инструментом как тендер весьма затруднительно. Если Вы хотите получить более дешёвую энергию или газ, Вам проще самим добывать ресурсы. Но это, так сказать, крайности. Гораздо чаще встречаются монополистические олигополии, повязанные круговой порукой. Тендер в этом случае проходит со скрипами и иногда превращается в настоящую профанацию. И тут уже не до проблемы выбора.<br><br>Наши ожидания можно охарактеризовать в виде некоторой целевой функции с ограниченным набором параметров: (цена, качество, условия поставки, условия оплаты и т.д. и т.п.). Затем, принимая во внимание вышеуказанное состояние рынка можно присвоить каждому параметру определнный вес в %, таким образом, чтобы общая сумма весов стала равной 100%. Затем всех кандидатов пропускать через этот фильтр, проставляя каждому критерию определнные баллы: например, 1- ниже ожидаемого, 2- ожидаемое, 3- выше ожидаемого, 4- значительно выше ожидаемого. Наконец, подставив веса и баллы в функцию, поучим конкретное значение для соответствующего претендента. Тот претендент, у которого значение выше будет победителем.<br><br>Я отдаю отчёт, что подобная методика имеет запах кустарной поделки и даёт лишь известное приближение к действительности, но это тем не менее лучше, чем субъективные "реплики с мест".<br><br>К вопросу о подрядчиках.<br><br>Если подрядчик имеет право по Договору (!) в середине проекта остановить работу и потребовать пересмотра цен, Вас остаётся только поздравить таким Договором. Если он такового права не имеет, то, как правило в Договоре прописана норма, которая позволяет подрядчику в одностороннем порядке расторгнуть отношения, при этом выплатив известную неустойку. Размер таковой неустойки как ожидается, сможет скрасить вероятность "аврального" и дорогого поиска другого подрядчика и возможную переплату по новому ценнику. Если же подрядчик не захочет расторгать Договор и решит вести осаду вашего бизнеса своим бездействием, то он нарывается на другую норму <br>Договора, где прописаны сроки и неустойка за срыв сроков. Успехов!

Уважаемые коллеги!<br><br>К сожалению, термины "понятно" и "не понятно" имеет смысл рассматривать только в контексте понимания (не понимания) конкретного предмета конкретным человеком. Более того, как совершенно верно заметил г-н HIDRO,<br>[/quote]<br><br>Здесь проблема лежит глубже, чем может показаться на первый взгляд. "Положение о проведение тендеров" - это документ "верхнего" уровня, со всеми вытекающими из этого обстоятельства квалификациями. Если у Вас есть желание и возможность общаться с пассажирами бронепоезда, рекомендую Вам дополнительно создать документ "нижнего" уровня - Технологическую Инструкцию индивидуального характера для каждой должности в рамках обозначенного выше функционала. В этом документе в простых и незамысловатых выражениях, с использованием пиктограмм, рисунков и пр. Вы можете довести информацию более наглядно. В завершении работы не забудьте убедиться в релевантности документов "верхнего" и "нижнего" уровней. Затем можно устроить ненавязчивую презентацию.<br><br>Рекомендую при составлении "Положения ..." обратить внимание на следующие моменты. Буду признателен, если кто-нибудь обратит внимание на пропущенные, но существенные:<br><br>* Необходимо чётко обозначить обстоятельства, при возникновении которых необходимо проводить тендер. Необходимо чётко формализовать каждое такое обстоятельство в виде цифр, либо прозрачных логических суждений. Каждый должен чётко понимать и это должно быть записано в бумагу - при каких обстоятельствах тендер проводится, а при каких - нет.<br><br>* Необходимо прописать закрытый перечень требований к Компаниям - участникам тендера и, как следствие, указать информацию в документарном и электронном виде, которую требуется получить от Компаний. Каждый должен понимать, можно ли принимать к рассмотрению заявку от той или иной Компании и что они должны представить. Здесь требуется также назначить ответственных за проверку указанных требований.<br><br>* Отдельно и подробно прописать требования к Коммерческому Предложению.<br><br>* При проведении открытого тендера есть пара "скользких мест". Например, далеко не все Компании, потенциально желающие участвовать в тендере, могут быть непосредственно, напрямую проинформированы о старте тендера. Скорее всего, будет иметь место опосредованное информирование - Вы можете разместить информацию в установленных СМИ, на сайте и т.п. При этом Компании должны сами позаботиться о розыске такой информации. В этой связи тем более целесообразно контролировать функционал прямой рассылки на предмет полноты охвата корреспондентов. Вы должны также убедиться в сохранности и недоступности полученных предварительных предложений, отсутствии их неправомочных корректировок и т.п. Для этой цели может подойти отдельный корпоративный почтовый ящик с возможностью отслеживания всех предпринимаемых действий. Одним из самых неприятных является факт "слива" накопленной под "занавес" информации тому участнику тендера, с которым заключено "неблаговидное" соглашение. Таким образом тот может принять взвешенное решение и "выкатить" заведомо более подготовленное предложение. <br><br>* При проведении закрытого тендера ситуация проще и контроли очевиднее. Но тем не менее, на них также стоит обратить внимание.<br><br>* Рассматривать предложения "в первом приближении" рекомендуется тендерному Комитету. В идеале туда должно войти следующие персонажи: <br>- тот, кто понимает в специфической предметной области;<br>- тот, кто понимает в существенных условиях договора;<br>- тот, кто ориентируется на рынке; <br>- тот, кто понимает во внутреннем контроле и рисках; <br>- тот, кто принимает решение. <br>При этом первые четыре не находятся в подчинении у последнего. Заседание тендерного Комитета протоколируется в обязательном порядке. очень желательно, если Вам удасться тем или иным способом формализовать логическую цепочку принятия решения, опираясь на стандартные репера представленной информации. Это сэкономит время и нервы. После "первого круга" работу с отобранными претендентами можно организовать аналогичным образом, с учётом того, что "второй круг", как правило, представляет собой уже закрытый тендер из отобранных претендентов.<br><br>* Давать или нет обратную связь ВСЕМ участникам тендера? В каком виде и какую информацию? Вопрос не праздный, есть несколько точек зрения. Я выступаю за то, чтобы перед началом проведения тендера, например, в тендерном предложении, оговорить эти моменты заранее. Сделать это так сказать "на берегу", чтобы потом не иметь "бледного вида" перед партнёрами по бизнесу.<br><br>* Соответствие условий тендера условиям заключённого Договора. Это очевидно, но неграмотно заключенный Договор (или Ценовое соглашение) могут свести на нет весь Ваш труд по проведению тендера. Здесь требуется твёрдо стоять на "отвоёванных" позициях и контролировать полное соблюдение условий, достигнутых в результате проведения тендера. И если здесь у Вас проблемы, то они лежат в первую очередь в плоскости отсутствия у Вас (!) внутреннего контроля и низкой квалификации Вашего (!) персонала. Контрагент здесь не при чём. Мы естественно не рассматриваем ситуацию, когда он банально отказывается выполнять договорные условия, так как тут требуется обычная претензионная работа. Но в том, что и как прописать в договоре - заключается Ваша воля и Ваша мудрость.<br><br>* Что до тендеров в условиях неопределенности, то всё что можно посоветовать - избегайте таких тендеров. Ситуация, когда строить надо "вчера" а проект строительства будет готов "через год" не лучше, скажем, той, когда Ваш ребёнок должен родиться ещё до зачатия. Сомнительно, не правда ли? Но истина всегда конкретна, поэтому каждый случай достоин того, чтобы размышлять о нём отдельно.<br><br>* Проведение тендеров и заключение контрактов не всегда является основным и единственным функционалом конкретных работников, поэтому вряд ли можно понимать предложение про премиальную оплату их труда как универсальное. К тому же при отсутствии надлежащего внутреннего контроля над тендерами, мы получим ситуацию, когда они будут искренне интересоваться, зачем им вообще платят заработную плату.