ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

Войти Регистрация

Как организация процесса закупки влияет на качество поставляемой продукции?

Раздел: Статьи российских авторов

Авторы:

Ольга Ярская, главный специалист управления внутреннего контроля и анализа рисков АО «Гознак»

Дмитрий Гавриленко, ведущий специалист отдела экономической безопасности АО «Гознак»


Ежедневно компании покупают материалы и заключают множество договоров с поставщиками, рискуя получить некачественный товар. В статье рассматривается то, какие угрозы ждут компанию на основных этапах закупки и как их можно избежать. Авторы анализируют роль каждого участника в процессе закупки, особое внимание уделяя ключевой роли отдела экономической безопасности. Именно от сотрудников ОЭБ зависит, какую модель делового сотрудничества с поставщиком выберет компания: прогностическую, при которой все риски просчитываются заранее, или "ручное управление", когда каждая сделка проводится без подготовки, а угрозы выявляются постфактум.


В существовании проблемы поставки некачественной продукции принято винить изворотливых поставщиков, изобретающих все новые способы обмана при поставках. Однако представляется, что причина может скрываться и в системе управления компанией, в том, насколько четко выстроен и продуман процесс закупки.


Попробуем разобраться, какие проблемы возможны на каждом из этапов закупки и как их можно избежать.


Итак, стандартный путь исполнения заявки на поставку продукции для компании, как правило, состоит из следующих этапов[1]:

1.      оформление заявки на материал

2.      оформление запроса поставщику

3.      выбор поставщика

4.      проверка контрагента на благонадежность

5.      заключение договора


Эти этапы важно рассматривать как цепочку взаимосвязанных процессов, в которую вовлечены разные структурные подразделения. Такой взгляд на закупочные мероприятия позволяет проанализировать организацию деятельности структурных подразделений, взаимодействие сотрудников между собой, а также оценить, насколько участники процесса ответственны и объективны, обладают ли они достаточной информацией для принятия своевременных решений.


1.      Оформление заявки на материал


Внутренний заказчик составляет заявку на материал, где описывает его основные характеристики, возможные отклонения от них и ожидаемый срок поставки, после чего отправляет заявку исполнителю.


После согласования, установленного внутренними документами компании, заявка попадает к исполнителю. Если в компании номенклатура (SKU) достаточно стабильна, то каждый исполнитель хорошо знает рынок конкретной продукции. Он обладает информацией о том, можно ли купить новую продукцию, а если она снята с производства, предложить аналоги и др.


Внутренний заказчик отправляет заявку и после согласования она попадает к исполнителю. Из-за отсутствия системы мониторинга заявки исполнитель может упустить срок ее отправки поставщику. Если заявку разместить поздно, то поставщик не сможет выполнить условия. Чтобы "исправить" эту ситуацию, исполнитель после анализа предложений ряда поставщиков, выполняющих не все требования, может предложить альтернативную продукцию, отличную от необходимого заказчика. В итоге он согласится на эту продукцию, чтобы никого не подвести. Получится, что для нужд подразделения требовалась одна продукция, а была куплена другая, возможно менее подходящая для производства.


Для решения данной проблемы должна быть налаженная система управления заявками для мониторинга ситуации, фиксации договоренностей между внутренним заказчиком и исполнителем. При работе с заявками важна система приоритетов и взаимодействие между заказчиками и исполнителями, благодаря которому каждый из участников будет понимать, как его действия влияют на результат всего процесса


2.      Оформление запроса поставщику


Самый уязвимый этап в закупочной деятельности компании – это процесс выбора поставщика. В соответствии с заявкой на материал исполнитель оформляет запрос в адрес поставщика.


Опыт работы внутренних аудиторов показывает, что уровень подготовки технического задания (информационного запроса) существенно влияет на качество закупленной продукции, ее цену, условия поставки и, следовательно, на выполнение поставщиком договорных обязательств. Часто техническое задание или информационный запрос, написанные неясно, самыми общими фразами, проходит согласование, потому что все лица, подписывающие их, не разбираются в деталях, надеясь, что другие участники процесса более глубоко вникли в суть документации. Так неточные требования к закупаемой продукции попадают в спецификацию к заключенному договору (см. табл.1). А такая обтекаемая, расплывчатая формулировка вместе с неясными требованиями по оценке качества продукции не позволит поставщику и заказчику понять, какие сопровождающие документы, за исключением первичных (накладная и др.), должны прилагаться к товару.


Из таблицы видно, что в информационном запросе ничего не сказано о качестве продукции, что позволяет поставщику самому решать этот вопрос. Такой неточный запрос не только повышает риск закупки брака, но и не дает представителям заказчика каких-либо критериев при проверке продукции и, следовательно, не позволяет признать ее бракованной.


Таблица 1 Пример информационного запроса в адрес поставщика

Наименование

Количество

Подшипник тип 1

200

Подшипник тип 10

150

Подшипник тип 35

85


Обеспечить соответствие Товара требованиям качества, безопасности жизни и здоровья, а также иным требованиям сертификации, безопасности (санитарным нормам и правилам, государственным стандартам и т.п.), установленным законодательством Российской Федерации, в том числе законодательством Российской Федерации о техническом регулировании


Если компания размещает в открытых источниках (ЭТП, zakupki.gov.ru и т.п.) подобные обтекаемые запросы, то недобросовестные поставщики проявляют к ней повышенный интерес и в большинстве случаев становятся победителями тендера, поскольку предлагают продукцию по заниженной цене. В Таблице 2 представлены цены на оригинальные и контрафактные подшипники SKF.


Таблица 2 Стоимость оригинальных и поддельных подшипников SKF

Наименование

Цена оригинал розница

Цена контрафакт розница

6204 – 2Z (SKF)

205 руб.

26.14 руб.

6000 – 2Z (SKF)

300 руб.

18.01 руб.


Как видно из таблицы, цена поддельной продукции в несколько раз ниже, по сравнению с оригинальной, что дает ее поставщику преимущество, если другие требования к товару четко не прописаны. Кроме того, привлекательным может быть то, что производитель контрафакта предлагает заказчику разные категории изделий от относительно качественных до абсолютно непригодных к использованию, а он имеет право выбирать, исходя из цены.


Компания, заключившая договор с поставщиком неоригинальной продукции, сильно рискует понести потери, поскольку срок службы поддельных подшипников значительно меньше, чем у оригинальных значит, их использование приводит к более частому техническому и профилактическому обслуживанию оборудования, а иногда и выходу его из строя.


Таким образом, если запрос поставщику будет составлен неточно, а все участники процесса подпишут его «не глядя», то компания однозначно заключит невыгодную для себя сделку. Не исключено, что при этом недобросовестные сотрудники ещё и извлекут для себя выгоду. Чтобы избежать такой ситуации, необходимо следить за тем, чтобы запрос поставщику отвечал ряду критериев (см. таблицу 3):

·         наличие подробной спецификации, наличие чертежей (при необходимости) и т.п.;

·         четкое описание требований к продукции;

·         название оборудования и производителя;

·         название элемента на замену;

·         категория: новая, б/у, оригинальная, не оригинальная.


3.      Выбор поставщика


На этом этапе важна роль службы безопасности, которая должна участвовать в процессе закупки в качестве независимого контролера. Так, в случае закупки специфического продукта специалисту экономической безопасности необходимо:

  • изучить рынок на наличие угроз при поставке продукции;

  • определить круг потенциальных производителей;

  • получить независимые коммерческие предложения от производителей и дилеров на поставку товара применительно к потребности (контроль цен). 


Кроме того, при проверке контрагента на благонадежность надо учитывать специфику закупаемого товара и его роль в дальнейшем производственном процессе компании. Иными словами, работникам экономической безопасности стоит выделить ряд основных критериев, по которым определялась бы потребность тщательного изучения контрагента и сделки:

  • значимость закупаемого товара для организации производственного процесса в компании (стратегические материалы для производства);

  • стоимость контракта;

  • наличие информации об угрозах в конкретном сегменте рынка (запчасти, программное обеспечение и т.д.).


Наиболее важные направления работы компании должны определяться на основании постоянного мониторинга всех сфер ее деятельности и формирования модели угроз для бизнеса. При этом особое внимание следует уделять направлениям, которые попадали в зону внимания внутренних контролеров, аудиторов.


4.      Проверка контрагента на благонадежность


На данном этапе проводится основная работа службы безопасности по предотвращению закупки некачественной продукции. Рассмотрим деятельность ОЭБ подробнее.


Проверка компании на благонадежность не подчиняется строгому алгоритму, она может быть углубленной или носить поверхностный характер.


Также на рынке встречается практика, когда проверка благонадежности или не проводится вообще, или полностью или частично (на первоначальном этапе) проводится самим заказчиком или закупщиком, что в корне неправильно и может привести к негативным последствиям для компании. Во втором случае имеет место прямое нарушение принципа контроля: поскольку две роли – исполнителя и контролера – соединяются вместе. Далее мы остановимся на этом подробнее.


А сейчас рассмотрим ряд общепринятых критериев проверки:

-    Анализ учредительной информации

o   Возраст компании

o   Уставной капитал

o   Регистрация учредителей

o   Аффилированность учредителей


-    Анализ репутации компании

o   Дочерние компании

o   Информация о задолженности

o   Отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков


-    Финансовый анализ

o   Коэффициент абсолютной ликвидности

o   Коэффициент финансовой независимости

o   Рентабельность активов

o   Рентабельность инвестиций


Наличия тревожной информации по одному или нескольким критериям может быть достаточно, чтобы признать организацию «проблемной» и не вступать с ней в деловые связи.


В большинстве предприятий сотрудник экономической безопасности ставит визу в листе согласования, но не дает информации о том, что он проверял и от каких угроз защитил компанию. Часто о недостаточно глубокой проверке контрагента и не проявлении сотрудником экономической безопасности должной осмотрительности становится известно лишь тогда, когда внутренние аудиторы обнаружат проблемы при исполнении договорных обязательств (ликвидация, ПОД/ФТ и т.п.). Возможен и худший вариант: компания будет втянута в какие-либо сомнительные операции, участие в которых можно было предотвратить на этапе проверки.


Чтобы виза сотрудника экономической безопасности имела смысл, основной результат его деятельности должен быть четко описан. Отчетным документом может быть объективное экспертное заключение, которое позволяет принять взвешенное решение о перспективах сотрудничества с контрагентом. В документе представитель ОЭБ должен дать конкретные рекомендации по предотвращению возможных угроз, исходя из предмета договора, его вида, условий финансирования и т.п.


В заключении к согласованному договору могут быть следующие рекомендации:


ü представителю экономической безопасности контролировать исполнение обязательств по договору.

Договор также может быть согласован с замечаниями. Например,

ü пересмотреть условия оплаты по контракту (изменить размер аванса; оплата по факту);

ü у компании отсутствует опыт работы на рынке конкретной продукции;

ü компания находится по адресу массовой регистрации;

ü отсутствует отчётность в открытых источниках.

Договор не согласовывается, если в заключении приводится:

ü информация о мошеннических действиях поставщика;

ü информация о предоставлении поставщиком недостоверных сведений, полученная после выезда на место или анализа документов компании


В целях защиты интересов компании в подразделении экономической безопасности должны быть определены критерии рисковых сделок, по которым требуется выездная проверка для оценки производственных мощностей поставщика, качества выпускаемого продукта, наличия должно оборудованных складских помещений и проч.


В ходе проведения проверки также необходимо установить достоверность персональных данных первых лиц компании поставщика, директора и главного бухгалтера, ответственных за подписание и исполнение обязательств по договору (требование ФНС). По итогам выездных проверочных мероприятий необходимо оформить экспертное заключение.


Если описанные выше мероприятия проводятся, работники экономической безопасности могут с уверенностью говорить, что проявляют должную осмотрительность при организации взаимоотношений с контрагентом и объективно оценивают благонадежность поставщика при согласовании сделки.


При проведении регулярных комплексных проверок контрагентов на благонадежность сотрудники ОЭБ накапливают значительный объем полезной информации. На ее основе можно организовать базу данных для сотрудников экономической безопасности в закрытом сегменте сети компании. Такая база дает возможность обмениваться сведениями о проблемных контрагентах, новых рисковых направлениях, что особенно актуально для предприятий с филиальной структурой и широкой географией присутствия. Кроме того, этот информационный ресурс позволяет систематизировать и затем отслеживать данные о контрагентах, в том числе о директорах и учредителях, подозреваемых или причастных к сомнительным сделкам (имеющих негативный опыт работы с компанией).


Чтобы база данных была эффективной, ее необходимо пополнять информацией из разных источников:

ü обмен сведениями с поставщиками;

ü мониторинг ситуации российского и зарубежного рынках на предмет изменения оперативной обстановки;

ü анализ информации, размещаемой в открытом доступе.


База данных, постоянно пополняющаяся актуальной информацией, позволяет выявлять рисковые зоны в ходе подготовки к освоению новых направлений производства или его модернизации, применению новых материалов и оборудования.


Таким образом, проверка компании на благонадежность зависит от уровня профессионализма, подхода и объективности отдела экономической безопасности.


В крупных компаниях проблема наличия и профессионализма службы безопасности не столь остра: в их организационно-штатной структуре существуют развитые службы безопасности с наличием достаточного количества высококвалифицированных кадров. Однако даже это не страхует их от возникновения проблем.


В процессе закупки одну из самых важных ролей играет ОЭБ. Его сотрудники обязаны проверять контрагентов и всех потенциальных поставщиков на благонадёжность. К сожалению, часто даже в крупных компаниях отдела экономической безопасности нет, его функцию выполняет один сотрудник, иногда не имеющий специального образования или соответствующих навыков. Проверка, проведенная таким некомпетентным сотрудником, не только не защитит компанию, но и может навредить ей.
Однако даже когда в компании есть ОЭБ, его деятельность может быть неэффективной. Об эффективности работы ОЭБ можно судить, в том числе, и по его имиджу в компании.  Если сотрудников данного отдела не уважают, скорее всего, они не выполняют свою функцию должным образом. В этом случае компания может быть втянута в сомнительные сделки, регулярно могут возникать проблемы с заключением договоров, у нее случаются поставки некачественной продукции.


Пример:


Для изготовления косметической продукции компании требовалось закупить специфические химические продукты (3-4 производителя в мире). В данной фирме не было подразделения безопасности, поэтому проверка благонадёжности контрагента проводилась непрофильным работником.


В результате товар был закуплен по цене в два раза ниже рыночной. В ходе производства продукции было установлено, что закупленное сырье является контрафактным и не соответствующим техническим условиям. Позже это было подтверждено компанией-производителем сырья. В ходе сотрудничества с производителем также выяснилось, что по такой стоимости закупить данный товар (оригинальный и надлежащего качества) невозможно. Кроме описанного случая, у данной компании-производителя косметики были и другие проблемы, связанные с поставщиками и экономической безопасностью: поставка некачественной продукции, затягивание сроков поставки, претензионная работа, полное или частичное неисполнение обязательств по договору.


В результате руководитель компании принял решении о создании соответствующего подразделения с привлечением квалифицированных специалистов. Анализ их двухлетней работы показал, что количество инцидентов при закупке свелось практически к нулю.


В тоже время в любой компании может возникнуть проблема игнорирования, в том числе умышленного, работников экономической безопасности. В таком случае руководителю службы безопасности целесообразно разработать и осуществить комплекс мероприятий, направленных на повышения имиджа как работников экономической безопасности, так и службы в целом.


Если имидж ОЭБ в компании высок, значит его сотрудники отлично справляются со своей работой: дают четкие регламенты, помогают бизнесу, проводят всесторонние проверки. В этом направлении служба безопасности должна работать как самостоятельно, так и привлекая другие службы компании.


Самостоятельно:


1.      Служба безопасности должна иметь документацию как открытого, так и конфиденциального характера, которая регламентирует:


Ø Цели и задачи Службы

Ø Права и обязанности работников службы

Ø Модель угроз предприятию

Ø Методику проверки контрагентов

Ø Документацию по проведению проверок и расследований, а также ответственность лиц.


Также рекомендуется раз в год проводить внутреннюю процедуру самоконтроля (self-check) по определенным параметрам. Такая практика позволяет не только выявить проблемные зоны и упущения, но и способствует более глубокому погружению сотрудников в их профессиональную тему и вопросы компании, что особенно важно при кадровых перестановках.


2. Организовывать разъяснительную работу с подразделениями компании

Ø инструктажи по отдельной проблематике

Ø круглые столы по направлениям деятельности компании (закупки, продажи)


3. Повышать коммуникационную составляющую в работе экономической безопасности (участие в работе комиссий, закупочной деятельности). При этом необходимо обеспечить обратную связь с подразделениями компании чтобы они могли задавать вопросы и получать комментарии от службы безопасности по всему спектру вопросов.

Совместно

1.      При наличии в компании отдела коммуникаций целесообразно организовать совместную работу по выработке методов и приемов, с помощью которых можно повысить имидж службы безопасности


В ряде компаний ведется работа по выпуску внутренних как печатных, так и электронных изданий (газеты, журналы, вестники), посвященных внутренней и внешней жизни предприятия. В результате совместной работы с отделом внутренних коммуникаций/ пресс-службой компании можно представить работу службы безопасности в положительном свете, отразить цели и задачи ее работы, направленной на защиту компании. Однако при этом стоит уделить внимание сохранности конфиденциальной информации о методах и способах работы службы безопасности.


2.      Совместно с кадровыми подразделениями осуществлять плановое повышение квалификации работников службы безопасности.


Существуют случаи, когда часть функций службы безопасности по проверке контрагента, особенно на начальном этапе сделки, передаётся другим подразделениям компании, в частности, отделу закупок. Так, данное подразделение может выполнять:


- проверку первичной документации, представляемой контрагентом (уставные и учредительные документы, опыт работы, отзывы);


- проверку контрагента с помощью открытых информационных ресурсов (реестр неблагонадежных поставщиков).


При таком подходе компания несет серьезные риски негативных последствий:


- сторонние подразделения, не имеющие профильной квалификации и не обладающие знаниями специальных методов проверки, могут провести первоначальную оценку благонадежности контрагента не в полном объеме или совсем не провести ее, из-за чего нарушатся все дальнейшие этапы работы, и исказится ее конечный результат;


- разделение функций в ходе проверки контрагента может привести к разделению ответственности между подразделениями компании, а, следовательно, к отсутствию ответственности, как конкретного работника, так и подразделения в целом при наступлении негативных последствий;


- служба безопасности может не получить полного объема информации, собранной в ходе проверки контрагентов, в результате чего не все полезные сведения систематизируются и используются для определения модели угроз компании и для разработки методики проверки контрагентов.


Чтобы избежать описанных последствий, служба безопасности должна проводить все мероприятия по определению благонадёжности контрагента самостоятельно. При этом дополнительный контроль со стороны подразделений, участвующих в процессе, должен лишь дополнять функционал ОЭБ, а не заменять его.

5.      Заключение договора


Во многих компаниях разработаны положения, стандарты о договорной работе, которые определяют главную цель процедуры согласования — анализ финансовых и юридических рисков при оформлении договора для последующего предупреждения последствий, которые могут быть связаны с его исполнением.


Все договоры всегда подписывают первые лица компании и принято считать, что они несут полную ответственность за исполнение контракта. Предполагается, что подпись руководителя гарантирует безупречность договора и защищает компанию от проблем с поставщиком в процессе исполнения обязательств.


В действительности подписи первых лиц не обеспечивают всестороннюю защиту сделки, это задача предметной экспертизы договоров, которую выполняют сотрудники разных служб предприятия. В компаниях разного уровня список согласующих лиц может быть от 2 до 15 человек независимо от уровня сложности договора. Средняя продолжительность согласования — 2 дня. За это время специалисты из разных подразделений должны проверить договор со всех сторон и оценить его надежность и эффективность в пределах своих компетенций.


Однако внутренние аудиты показывают, что лица, согласующие договор, часто не могут ответить, что означает их подпись: каким образом они проверяли контракт и что в нем анализировали. Ответ обычно бывает один тот же: договор подписан генеральным директором, значит в нем все правильно.


Причина такой коллегиальной безответственности – отсутствие чётких критериев анализа договора в пределах компетенций конкретных сотрудников. В результате каждый из согласующих надеется на остальных, думая, что они уже проверили договор по всем параметрам.


Авторы отмечают, что взаимодействие профильных служб в процессе согласования должно быть выстроено так, чтобы сотрудники несли ответственность за свои действия, чтобы были установлены ясные критерии анализа договора и было определено лицо, ответственное за изучение разногласий и оценку угроз сотрудничества с контрагентом.


Предыдущий опыт одного из авторов в должности бизнес-аналитика подтверждает, что основные проблемы в деятельности компании возникают на стыке процессов, когда ответственность разорвана, либо, когда конкретная функция процесса сосредоточена на одном человеке и он не желает сообщать никому информацию.


Получается, что проблема закупки некачественной продукции является системной и складывается из многих элементов. Риск возникновения этой проблемы возникает, когда непонятно:


1)      что должно быть сделано;

2)      каковы ожидаемые исходные данные и результаты;

3)      как оцениваются получаемые результаты (критерии);

4)      как результаты одних процессов влияют на работу других.


Следовательно, чтобы решить проблему, необходим критический взгляд на систему управления компанией и готовность постоянно улучшать её. Для этого заинтересованный менеджмент компании должен ясно представлять все риски, возникающие на каждом из этапов закупки, и разрабатывать методы предотвращения этих рисков.

                 



Таблица 3 Пример подробного запроса в адрес поставщика

Марка подшипника

Производитель

Размеры

Размеры опоры

Расчётные данные

Масса подшипника

6000-2Z

«SKF Group»

Аналоги не рассматриваются

Товар должен поставляться в оригинальной упаковке в соответствии с требованиями производителя

d 10 mm

D 26 mm

B 8 mm

d1 ≈ 14.8 mm

D2 ≈ 22.6 mm

r 1,2 min. 0.3 mm

da min. 12 mm

da max. 14.7 mm

Da max. 24 mm

ra max. 0.3 mm

Номинальная динамическая грузоподъёмность C 4.75 kN

Номинальная статическая грузоподъёмность Cо 1.96 kN

Предел усталостной прочности

Pu 0.083 kN

Номинальная частота вращения 67000 r/min

Предельная частота вращения 34000 r/min

Расчётный коэффициент

kr 0.025

Расчётный коэффициент

fo 12

0.02 kg

6204-2Z

«SKF Group»

Аналоги не рассматриваются

Товар должен поставляться в оригинальной упаковке в соответствии с требованиями производителя

d 20 mm

D 47 mm

B 14 mm

d1 ≈ 29.5 mm

D2 ≈ 40.92 mm

r 1,2 min. 1 mm

da min. 25 mm

da max. 29 mm

Da max. 42 mm

ra max. 1 mm

Номинальная динамическая грузоподъёмность C 10.8 kN

Номинальная статическая грузоподъёмность Co 6.55 kN

Предел усталостной прочности

Pu 0.28 kN

Номинальная частота вращения 34000 r/min

Предельная частота вращения 17000 r/min

Расчётный коэффициент

kr 0.03

Расчётный коэффициент

fo 13.1

0.11 kg




[1] Список приведен укрупненно, в него включены основные мероприятия, которые обычно проводятся в компании вне зависимости от ее специализации.



Статья опубликована в журнале "Директор по безопасности" (№12, 2017)